Portfolio

DEREC bemiddelt personeel in het onderwijs. Om kandidaten en contactmomenten bij te houden, gebruikt het bedrijf recruitmentsysteem Carerix. Door de jaren heen is daarin een uitgebreide kandidatendatabase opgebouwd.

Om die database beter te benutten, ontwikkelt Byte Me een uitbreiding op de bestaande applicatie van DEREC. Daarmee wil DEREC kandidaten gericht opnieuw benaderen, informatie actualiseren en reacties bij de juiste recruiter laten terechtkomen. Wij leveren de extra ontwikkelcapaciteit om deze functie te realiseren.

In Carerix staan ongeveer 20.000 kandidaten geregistreerd. Daarvan hebben er zo’n 13.000 de status ‘niet-bemiddelbaar’ of ‘niet-beschikbaar’. Die registratie vertelt alleen niet altijd hoe iemands situatie er vandaag uitziet. Een kandidaat die eerder niet beschikbaar was, kan inmiddels weer openstaan voor een nieuwe baan.

DEREC wil achterhalen wie nog in het onderwijs werkt en voor wie een nieuw gesprek relevant is. Handmatig duizenden profielen nalopen en opvolgen vraagt veel tijd. Daarom ontwikkelen we een proces dat dit werk gericht ondersteunt.

Het dashboard wordt de plek waar DEREC zelf groepen kandidaten samenstelt. Bijvoorbeeld op basis van hun status, het laatste contactmoment, eerdere activiteit of een plaatsing. Per groep stelt DEREC een bericht en eigen termijnen voor de opvolging in.

De e-mails worden vanuit Carerix verstuurd, zodat verzonden berichten en reacties in het bestaande recruitmentsysteem terechtkomen. We bouwen de uitbreiding daarmee rondom de werkwijze en gegevens die DEREC al gebruikt. Carerix blijft de centrale plek voor de kandidaatregistratie.

De uitbreiding gaat reacties verwerken en waar nodig verdelen over de actieve recruiters. Zo komt een antwoord terecht bij een collega die het kan oppakken, ook wanneer in Carerix nog een andere eigenaar aan het profiel gekoppeld is.

Voor een beperkte groep kandidaten die niet reageert, wordt WhatsApp een mogelijke vervolgstap. Zodra iemand antwoordt, stopt de automatische opvolging. Een melding van ‘geen interesse’ wordt vastgelegd; bij andere reacties blijft het aan de recruiter om te beoordelen wat een passende volgende stap is.

Een oude status is niet genoeg om te bepalen of iemand benaderd mag worden. Belangrijke informatie kan ook in de notities bij een kandidaat staan. Daarom bouwen we een controle in die vóór verzending het profiel en de bijbehorende notities meeneemt. Twijfelgevallen worden apart gezet voor menselijke beoordeling.

Ook afmeldingen, een controleronde zonder daadwerkelijk te verzenden en verzending in kleinere groepen maken deel uit van de aanpak. DEREC moet kunnen controleren wat er uitgaat en het tempo kunnen afstemmen op de beschikbare capaciteit voor opvolging.

DEREC ontwikkelt de bestaande applicatie zelf. Voor deze uitbreiding sluiten wij aan als extra ontwikkelpartner. We pakken de nieuwe functionaliteit op en bouwen verder op wat er al staat.

Onze samenwerking begon bij de hosting en het technisch beheer van die applicatie. Lees hoe we de bestaande omgeving van DEREC vrijwel zonder downtime verhuisden en sindsdien hun developer ondersteunen.

Met de Carerix-uitbreiding zetten we een volgende stap. Het doel is om de kandidatendatabase weer bruikbaarder te maken voor de dagelijkse recruitmentpraktijk, met minder handmatig uitzoekwerk en meer ruimte voor persoonlijk contact.