Een contract kan keurig klaarstaan in AFAS. Als de sollicitant het bericht niet leest, gebeurt er alsnog niets. Dan mag de werkgever er weer achteraan.
Precies op dat soort momenten moet software helpen.
Voor Bweno bouwden we een sollicitatiewidget en een eigen portaal voor onboarding, contractondertekening en personeelszaken. Alles is gekoppeld aan AFAS. WhatsApp brengt sollicitanten en medewerkers naar de juiste stap, van het aanleveren van hun identiteitsbewijs tot het bekijken van hun loonstrook.
Achter die ogenschijnlijk eenvoudige handelingen zit behoorlijk wat techniek. Want een formulier invullen is één ding. Zorgen dat de gegevens bij de juiste werkgever terechtkomen, een workflow verdergaat en een afgekeurd contract weer netjes terugkomt? Daar moet je het hele proces voor begrijpen.
Een eigen portaal, met AFAS als basis
Bweno helpt bedrijven met onboarding, verloning en andere personeelszaken. AFAS vormt daarvoor de administratieve basis: daar staan de gegevens, worden contracten gegenereerd en lopen de workflows.
Bweno wilde sollicitanten en medewerkers een eigen omgeving bieden waarin ze hun zaken eenvoudig kunnen regelen. Gegevens aanleveren, een contract bekijken, ondertekenen en later een loonstrook opzoeken. Allemaal binnen de herkenbare omgeving van Bweno.
Ook werkgevers moesten zelfstandig aan de slag kunnen. Bijvoorbeeld door een sollicitatieformulier voor hun eigen website samen te stellen, vanuit het AFAS-portaal dat ze al gebruiken.
Onze opdracht zat in het verbinden van die werelden. Wat iemand aan de voorkant doet, moet achter de schermen de juiste actie in AFAS opleveren. Inclusief alle tussenstappen en uitzonderingen die je in de praktijk tegenkomt.
De sollicitatiewidget: zelf instellen vanuit AFAS
De eerste stap kan al op de website van een werkgever beginnen. Daar staat een widget waarmee bezoekers zich kunnen aanmelden als sollicitant.
De werkgever stelt die widget zelf in via het AFAS-portaal van Bweno. Zowel de uitstraling als de inhoud is aan te passen:
- Vormgeving: de kleuren en de positie van de widget op de website.
- Vragen: enkele keuze, meerkeuze, open tekst, adresvelden en een KvK-veld.
- Antwoorden: de beschikbare opties bij keuzevragen.
- Inhoud: afzonderlijke vragen aan- of uitzetten.
- Notificaties: de e-mailadressen die een melding krijgen bij een nieuwe inzending.
- Afronding: een bedanktpagina met een eigen titel en bericht.
Is alles ingesteld, dan genereert het systeem automatisch een stukje code. De werkgever downloadt dit en laat het door de websitebeheerder plaatsen.
In die code is de verbinding met onze applicatie al geregeld. Een identificatiecode koppelt de widget aan de juiste werkgever. Bij iedere inzending bepaalt onze applicatie daardoor waar de gegevens via de API in AFAS terecht moeten komen.
De websitebeheerder hoeft dus geen eigen AFAS-koppeling te bouwen. En de werkgever kan het formulier beheren op een plek die al vertrouwd is.
Twee manieren om een sollicitant aan te melden
Een sollicitatie begint natuurlijk niet altijd op een website. Soms heb je als werkgever iemand al gesproken en wil je diegene direct aanmelden.
Daarom zijn er twee ingangen:
- Via de widget. De sollicitant vult het formulier op de website in en wordt aangemaakt in AFAS.
- Via de werkgever. De werkgever voert zelf de basisgegevens van de sollicitant in via een formulier in AFAS.
Vanaf dat moment komen beide routes samen.
Zodra de sollicitant klaarstaat voor de volgende stap, ontvangt onze applicatie een signaal via een speciaal ingerichte webhook vanuit AFAS. Vervolgens halen we de benodigde informatie op via verschillende GetConnectoren: de onderdelen van de AFAS-koppeling waarmee we gegevens uitlezen.
Daarna ontvangt de sollicitant een WhatsApp-bericht met een link naar de onboarding in het Bweno-portaal.
Digitale onboarding: van identiteitsbewijs tot bankgegevens
Een onboarding moet rekening houden met het moment waarop iemand de uitnodiging opent. Misschien zit diegene thuis op de bank. Misschien staat diegene net tussen twee diensten in.
Daarom beginnen we met een praktische vraag: heb je je identiteitsbewijs bij je?
Wie het document niet bij de hand heeft, krijgt 24 uur later automatisch een herinnering. De werkgever hoeft dat losse eindje niet zelf te onthouden.
Identiteitscontrole en gegevens overnemen
Heeft de sollicitant het document wel bij zich, dan start de identiteitscontrole. Via een dienst voor identiteitsverificatie wordt het identiteitsbewijs of paspoort gescand, eventueel aangevuld met een verblijfsvergunning. Ook uitlezen via NFC is mogelijk.
De gegevens uit het document worden overgenomen in de onboarding. Dat scheelt overtikken.
De sollicitant controleert vervolgens wat er is ingevuld. Een deel van de gegevens kan nog worden aangepast. Zo nodig kan de identiteitscontrole opnieuw worden doorlopen.
Loonheffingskorting, bankrekening en aanvullende documenten
Daarna volgen de overige gegevens die nodig zijn voor het vervolg:
- De keuze om loonheffingskorting wel of niet toe te passen.
- Het bankrekeningnummer, waarop een validatie wordt uitgevoerd.
- Een foto van de bankpas ter ondersteuning van de controle van de rekeninggegevens.
- Indien nodig een aparte foto van het rijbewijs.
Die laatste stap hangt af van de instellingen van de werkgever in AFAS. Is een rijbewijs vereist, dan neemt het portaal die vraag automatisch mee.
Zo bepaalt de inrichting in AFAS welke aanvullende informatie de sollicitant moet aanleveren.
Gegevens compleet, workflow verder
Aan het einde maakt de sollicitant een wachtwoord aan voor het account.
We sturen de verzamelde gegevens en documenten via UpdateConnectoren terug naar AFAS. Via een UpdateConnector zetten we ook de workflow door naar de volgende stap: het voorbereiden van het contract.
Daar zit een belangrijk deel van de automatisering. De informatie is aangeleverd én het proces gaat verder.
Contracten ondertekenen buiten AFAS
Bweno wilde sollicitanten hun contract laten bekijken en ondertekenen in het eigen portaal. Ook moest iemand een contract kunnen afkeuren en uitleggen wat er niet klopt.
De standaard contractworkflow sloot niet aan op deze gewenste inrichting buiten AFAS. Daarom heeft Bweno een aangepaste workflow ingericht, met afzonderlijke dossieritems en regels. Wij bouwden de koppeling tussen die workflow en het eigen portaal.
Zodra het contract is gegenereerd en klaarstaat voor de sollicitant, ontvangt onze applicatie opnieuw een webhook. De sollicitant krijgt een WhatsApp-bericht met een link om in te loggen.
In het portaal staan het contract en een eventueel addendum klaar. Heeft de sollicitant gekozen voor loonheffingskorting, dan is ook het bijbehorende loonheffingsformulier beschikbaar.
Vervolgens zijn er twee mogelijkheden.
Het contract wordt ondertekend
We sturen de uitkomst en het ondertekende document terug naar AFAS. De ingerichte workflow zet de sollicitant automatisch om naar medewerker en verwerkt de indiensttreding.
Het contract wordt afgekeurd
De sollicitant geeft aan waarom het contract niet akkoord is. Die reden gaat terug naar AFAS, waar de werkgever een taak krijgt om het contract aan te passen.
Zodra de aangepaste versie klaarstaat, volgt opnieuw een bericht aan de sollicitant en kan het document weer worden bekeken en ondertekend.
Juist die tweede route verdient aandacht. In de praktijk klopt niet ieder contract in één keer. Dan moet duidelijk zijn wie er aan zet is en hoe het proces verdergaat. Ook dat hebben we meegenomen.
Inloggen met wachtwoord en WhatsApp-verificatie
In het portaal staan persoonlijke gegevens, identiteitsdocumenten en contracten. Daar hoort een zorgvuldige manier van inloggen bij.
Wanneer iemand opnieuw moet inloggen, gebruikt diegene het telefoonnummer en het zelfgekozen wachtwoord. Daarna volgt een verificatiecode via WhatsApp. Deze tweestapsverificatie voegt een extra controle toe aan de toegang tot het account.
Ook binnen onze eigen organisatie is informatiebeveiliging vastgelegd: Byte Me is ISO 27001-gecertificeerd.
Een medewerkersportaal dat na de onboarding bruikbaar blijft
Na de indiensttreding blijft de medewerker dezelfde omgeving gebruiken. Het account geeft dan toegang tot de documenten en gegevens die tijdens het dienstverband nodig zijn:
- Loonstroken en jaaropgaven.
- Ondertekende contracten en andere documenten.
- Aanvullende bestanden.
- Documenten die nog op een handtekening wachten.
- Het persoonlijke profiel.
Medewerkers kunnen ook zelf wijzigingen doorgeven. Denk aan een nieuw adres of e-mailadres, een ander bankrekeningnummer of een nieuw identiteitsbewijs.
De AFAS-koppeling verwerkt ook deze handelingen. Via GetConnectoren halen we informatie en documenten op. Via UpdateConnectoren leveren we wijzigingen en bestanden terug. Als een handeling onderdeel is van een workflow, zetten we die in AFAS door naar de volgende stap.
Zo blijft het portaal verbonden met de administratie waarop Bweno werkt.
Een herinnering voordat het identiteitsbewijs verloopt
Een identiteitsbewijs dat bij de onboarding geldig was, verloopt op een gegeven moment.
Omdat de verloopdatum bekend is, kan de applicatie enkele weken van tevoren een WhatsApp-herinnering sturen. De medewerker krijgt het verzoek een nieuw document aan te vragen en dit bij Bweno bij te werken. De link naar het portaal staat erbij.
Ook bij nieuwe documenten komt het systeem in actie. Zodra AFAS via een webhook meldt dat een loonstrook, jaaropgave of extra te ondertekenen document klaarstaat, sturen we de medewerker een bericht.
Dat maakt het portaal ook tussen de inlogmomenten door nuttig: het laat weten wanneer er iets te bekijken of te regelen is.
Waarom WhatsApp zo’n grote rol speelt
De keuze voor WhatsApp komt voort uit een praktisch probleem. Verzoeken per e-mail om gegevens aan te leveren of een contract te tekenen worden gemakkelijk gemist. Dat speelt voor Bweno onder meer bij jonge medewerkers in de horeca.
Een werkgever kan dan blijven herinneren en nabellen. Wij wilden die opvolging onderdeel maken van het proces.
Daarom gebruiken we WhatsApp op de momenten waarop de sollicitant of medewerker iets moet weten of doen. Bij de start van de onboarding, wanneer het contract klaarstaat, als een document ontbreekt of zodra er een nieuwe loonstrook is.
Ieder bericht geeft aanleiding om verder te gaan. De link brengt de gebruiker naar de plek waar dat kan.
WhatsApp verzorgt de melding. Gegevens aanleveren, documenten bekijken en ondertekenen gebeurt in het Bweno-portaal.
Dat verlaagt de drempel om de volgende stap te zetten. Je hoeft niet te onthouden dat je ergens nog moet inloggen om te kijken of er misschien iets klaarstaat.
Hoe de AFAS-koppeling het hele proces aanstuurt
Bij deze case wisselen we voortdurend informatie uit met AFAS. Daarbij heeft ieder onderdeel een eigen taak.
| Onderdeel | Rol in de Bweno-oplossing |
|---|---|
| Webhooks | Geven onze applicatie een signaal wanneer bijvoorbeeld een sollicitant klaarstaat of een nieuw document beschikbaar is. |
| GetConnectoren | Halen de gegevens en documenten op die nodig zijn voor de onboarding en het medewerkersportaal. |
| UpdateConnectoren | Sturen gegevens, bestanden en uitkomsten terug naar AFAS en zetten workflows door naar de volgende stap. |
De samenhang bepaalt of het werkt. Een handtekening moet bij het juiste contract terechtkomen. Een afwijzing moet tot een taak voor de werkgever leiden. Een afgeronde onboarding moet de contractworkflow verder brengen.
Daarom hebben we de koppeling opgebouwd rond de handelingen van werkgevers, sollicitanten en medewerkers. Iedere stap heeft een vervolg, ook wanneer iemand nog iets moet aanleveren of een document moet worden aangepast.
Over dat verschil tussen een beschikbare API en een goed werkende integratie schreven we ook in De API bestaat. De koppeling nog niet..
Goede software houdt rekening met wat er tussendoor gebeurt
Het interessante aan Bweno zit voor ons in de details. De sollicitant die zijn ID niet bij zich heeft. De werkgever die andere vragen in de widget wil. Het contract dat terug moet voor een aanpassing. Het identiteitsbewijs dat maanden later verloopt.
Die situaties bepalen hoeveel werk mensen uiteindelijk nog zelf moeten doen.
Voor Bweno hebben we ze verbonden in één doorlopend proces, met AFAS als administratieve basis en een eigen omgeving voor de gebruiker. Werkgevers beheren hun instellingen. Sollicitanten worden door de onboarding geleid. Medewerkers houden toegang tot hun documenten en gegevens.
Bekijk de Bweno-case in ons portfolio voor de beelden van de widget, onboarding en het medewerkersportaal.
Werk je met AFAS en zijn je mensen veel tijd kwijt aan gegevens overnemen, documenten najagen of handmatig vervolgstappen starten? Laat ons zien waar het vastloopt. Daar bijten we ons graag in vast.