Je voelt hem al als iemand het zegt.
“Investeren in maatwerk software is een kostenpost.”
Nee.
Niet als je het goed doet. De echte kosten zitten vaak in wat je nu niet ziet. In uren die weglekken, fouten die blijven terugkomen en groei die vastloopt, omdat mensen het niet meer bijbenen.
De grootste kostenpost is vaak onzichtbaar
De meeste organisaties tellen netjes de facturen voor licenties, consultants en implementatie. Prima.
Maar bijna niemand telt:
- de tijd die mensen kwijt zijn aan dubbel invoeren
- de fouten die daarin ontstaan
- de telefoontjes en mails omdat klanten geen inzicht hebben
- de Excel bestanden waar niemand het overzicht nog van heeft
Dat is allemaal arbeidstijd. En arbeidstijd is gewoon geld.
Maatwerk software is in essentie een simpele deal.
Je ruilt een eenmalige investering en wat doorlopend onderhoud in voor structureel minder verspilling.
Scenario 1 Tijd die je iedere dag weglekt
Stel.
Je hebt een team dat dagelijks aanvragen verwerkt.
- 120 aanvragen per dag
- Per aanvraag gaan er ongeveer 4 minuten op aan klikken, zoeken, overtypen en corrigeren
- Dat is 480 minuten per dag
Dat is acht uur. Een volledige werkdag en dat elke dag. Dus je betaalt een extra werknemer die eigenlijk niks doet.
Met maatwerk software kun je bijvoorbeeld:
- klantgegevens automatisch laten ophalen
- statusupdates automatisch versturen
- standaardvelden vooraf invullen op basis van eerdere data
Realistisch kun je vaak minimaal de helft van die tijd wegsnijden.
480 minuten wordt 240 minuten.
Dat is vier uur per dag terug.
Reken dat eens door op jaarbasis.
Vier uur per dag, vijf dagen per week, pakweg vijftig weken.
Dat is duizend uur.
Tel daar een gemiddeld uurloon bij op en je hebt een heel concreet getal.
Geen magie. Gewoon optellen.
Scenario 2 Fouten, herstelwerk en gedoe
Fouten zijn duurder dan de meeste mensen willen toegeven.
Je kent de klassiekers:
- bestelling op het verkeerde adres
- contract met een verkeerd bedrag
- planning die niet klopt waardoor afspraken verschuiven
- klant die vijf keer moet bellen omdat informatie verspreid staat
Iedere fout kost:
- tijd om uit te zoeken wat er misging
- tijd om te herstellen
- vaak een vorm van compensatie
- irritatie bij medewerker én de klant
Met maatwerk software kun je:
- gegevens één keer vastleggen bij de bron
- automatische controles doen op verplicht ingevulde velden
- inconsistenties in data eruit filteren nog voordat iets de deur uitgaat
Daalt je foutpercentage van bijvoorbeeld vijf procent naar twee procent, dan gebeurt er iets interessants. Je bespaart niet alleen tijd, je haalt ook spanning uit het systeem. Minder brandjes, minder uitzonderingen, meer rust in het werk.
Die rust is lastig in euro’s te vangen, maar je merkt het in de praktijk heel goed: minder uitstroom, minder frustratie, meer focus.
Scenario 3 Groeien zonder meteen extra mensen
Zonder goede software schaalt vooral je pijn mee.
Meer klanten betekent dan:
- meer mails
- meer belletjes
- meer Excel bestanden
- meer losse lijstjes
Op een gegeven moment is de reflex altijd hetzelfde: er moet iemand bij.
Met maatwerk software kun je groei anders aanvliegen:
- klanten doen meer zelf via een portaal
- data stroomt automatisch tussen systemen
- rapportages rollen er met één klik uit in plaats van handmatig fröbelen
Scenario.
Je team verwerkt nu honderd orders per dag en zit vol.
Je wilt naar honderdvijftig.
Zonder automatisering heb je grofweg vijftig procent meer capaciteit nodig.
Met slimme software kun je die honderdvijftig vaak met hetzelfde team aan, omdat de handmatige rompslomp weg is.
Dan ga je merken wat ROI echt betekent.
Je groeit in omzet, maar je personeelskosten groeien veel langzamer mee.
ROI is geen exact getal en dat is oké
Als iemand je één precieze ROI belooft nog voordat hij jouw processen heeft gezien, dan kun je eigenlijk al stoppen met luisteren.
De waarheid:
- iedere organisatie heeft andere processen
- de ene afdeling verdrinkt in Excel, de andere in mail
- sommige winst zit in uren, sommige in minder risico, sommige in klanttevredenheid
Daarom werk je bij serieuze maatwerk trajecten met bandbreedtes.
Je rekent bijvoorbeeld met een conservatief scenario en een ambitieus scenario.
Belangrijk is niet of het 18 of 23 procent wordt.
Belangrijk is dat de logica klopt, de aannames eerlijk zijn en jij ze zelf kunt volgen.
Zo bekijk je jouw eigen businesscase
Stap 1
Schrijf de drie processen op waar je mensen het meeste over klagen
Meestal zijn dat dingen met woorden als handmatig, omslachtig, onduidelijk of foutgevoelig erin.
Stap 2
Schat eerlijk hoeveel tijd daar nu dagelijks in gaat zitten
Niet op gevoel van gisteren, maar over een gemiddelde week.
Stap 3
Vraag jezelf af wat een realistische besparing per proces is
Stap 4
Vermenigvuldig dat met het aantal betrokken mensen en het aantal werkdagen per jaar
Stap 5
Zet er een gemiddeld uurloon naast
Let op bij overhead zoals managers en specialisten. Hun tijd is vaak duurder dan je denkt.
Wat je nu hebt is echt een businesscase precies gericht op jouw situatie.
Het is een eerlijke benadering van wat je jaarlijks verspilt en wat je kán terugwinnen.
Daar kun je serieuze keuzes mee maken.
Waar maatwerk software het verschil maakt
Standaard pakketten zijn prima zolang jouw processen ongeveer lijken op die van iedereen.
Maar zodra je merkt dat je meer tijd kwijt bent aan het omzeilen van het systeem dan aan het werk zelf, wordt het duur.
Maatwerk software rendeert vooral als:
- je organisatie in een groeifase zit
- je mensen structureel zorgen hebben over werkdruk
- je veel schakelt tussen systemen
- fouten direct financiële of juridische impact hebben
- je jezelf wilt onderscheiden in service of beleving
Dan is het niet meer de vraag of je maatwerk terugverdient.
Dan is de vraag hoe snel.
En wat Byte Me daar dan in doet
Wij zijn geen consultancy club die alleen een mooie presentatie achterlaat.
Wij bouwen.
We kijken met je mee waar de echte verspilling zit, welke processen je beter kunt automatiseren en waar standaard oplossingen nog prima voldoen.
Dat laatste is belangrijk. Niet alles hoeft in beton gegoten te worden met maatwerk.
Daarna ontwerpen en bouwen we precies wat nodig is:
- een klantportaal waardoor jouw telefoon minder roodgloeiend staat
- een intern systeem dat de Excel jungle vervangt
- een set koppelingen die jouw data eindelijk laat samenwerken
Bij Byte Me betaal je niet voor ceremonie, wel voor software die elke dag geld en gedoe bespaart.
Durf jij het aan?
We beloven geen wonderen in drie weken en geen tienvoudige omzetgroei omdat iemand dat ooit in een blog schreef.
Wel een scherp gesprek over waar jij nu geld laat liggen.
Of je nu een idee wilt toetsen, een project wilt bouwen of gewoon eens wilt weten hoe jouw ROI-plaatje eruit kan zien, je mag altijd bellen, mailen of langskomen.
Byte Me.
Change everything.